１．データベース一般
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Q. 表計算ソフトとデータベース（DB）とはどのように違うのでしょうか？
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A.
ビジネスでよく使われる表計算ソフトにも、データベースと呼ばれる機能がありますが、DBには次のような長所があり、利用・操作の面で優れています。
- DBでは、表形式のほか「カード形式」「伝票形式」が使えるので、「入力がしやすい」「見やすい」デザインができる。
- DBでは、入力の簡便化機能やチェック機能を豊富に利用できる。
例：ふりがな機能、電話番号や年月日の定型入力、年月日の正当性チェックなど。
- DBでは、大量のデータに対する並べ替え・検索が簡単・迅速にできる。
Excelでは最大ワークシート サイズ 65,536 行 × 256 列までしか記録できない。
- DBでは、登録済みデータを自由に参照・コピーできるので、データの共用化・整合性を図ることができる。
- DBでは、プログラムを組むことで、複雑な処理にも対応できる。
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Q. テーブルとクエリー、フォームには、それぞれどのような役割があるのでしょうか？
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A.
テーブルにはいろいろなフィールドが記録されていますが、仕事の目的や使う人の立場で、見たい項目はそれぞれ異なります。
営業課の人、技術部門の人、人事担当の人、それぞれ必要な項目が違います。
また担当者、課長、部長とそれぞれの立場で、見たい項目に違いが出ます。
同じテーブルを、それぞれの利用者の必要に応じて、見せる項目を選び、使いやすい形に配置したフォーム（カード）を準備すると便利です。
テーブルは必要最小限のデータを格納するものであり、演算式によって（あるいは他のテーブルを参照すれば）求まる内容は、当該テーブル内に持つことはしない。（メモリーの無駄）
クエリーやフォームで「画面に見せる」時点に、必要な演算操作を行なって見せればよい、という思想です。
A.
クロス集計とは、合計、カウント、平均などの集計値を 、列と行にデータを一連の項目別にグループ化し集計する事です。
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Q. リレーショナルDBってどういうものでしょうか？
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A.
1つのデータベースの中で、複数のデータ表(テーブル)に関連付けを持たせる(リレーションシップ)、という考え方で構成されたデータベースをリレーショナルデータベースと言います。
Access 97 もリレーショナルデータベースです。
個々のデータ表(テーブル)を組み合わせることにより、様々なデータを効率よく作成できます。
A.
テーブルに直接働きかけ、テーブルを作成、更新、追加、削除したりするクエリーの事です。
種類としては、
- テーブル作成クエリー
- 更新クエリー
- 追加クエリー
- 削除クエリー
の４種類です。
クエリーで作成した画面上のデータは、一時的・見かけ上のもので、クエリーを実行するごとに、その都度、一時的・見かけ上のファイルとして作られています。
テーブル作成クエリーは、この一時的・見かけ上のファイルを、独立したテーブルとして保存するためのものです。
更新クエリーは、テーブルの内容を一度に更新することができます。
抽出条件を設定すると、特定のデータだけを更新できます。
追加クエリーは、クエリーで取り出したレコードを、既存のテーブルに追加書き出しするためのものです。
書出し先のテーブルに存在するフィールドの内容だけが書出されます。
削除クエリーは、特定のレコードを一括して削除できます。
削除は、レコード単位でおこなわれます。
A.
簡単な住所録のテーブルで説明します。
氏名、電話番号、住所で構成される住所録があったとします。
山田太郎と山田花子さんのデータが登録されていたとすると、
フィールドとは、氏名、電話番号、住所にあたり、
レコードは、山田太郎さんの氏名、電話番号、住所などのデータです。
山田花子さんのデータも1レコードとして登録されています。
この住所録のテーブルは、2件のレコードが登録されいて、
レコードは、氏名、電話番号、住所 の3個のフィールドで構成されています。
フィールドは、中身が記録されるかどうかに関係なく、すべてのレコードに割り当てられるので、あまり利用されないフィールドを沢山つくると、ファイル全体に無駄なスペースができてしまいます。
レコードの方は、なければ記録しないのですから、無駄ということがありません。
不要になったレコードは、いつでも削除して構いません。
フィールドを削除するということは、記録されている全レコードの当該フィールドがなくなるということですから、十分に気を付けて決心（設計変更）することが必要です。
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Q. データーベースからテーブルやフォームを削除してもデーターベース（MDB）のサイズが減りません。なぜですか？
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A.
DBでは、削除した内容が見えない形で残るのが普通なのです。
本当に中身を削除してサイズをコンパクトにする方法があります。＝最適化
DBは使っているうちに意外とサイズが大きくなるものです。
特にテーブルのレコードを削除した場合、みかけ上はなくなっても、隠れて残っているというのが普通ですので、時々整理をすることが有益です。
これをDBの最適化と呼びます。
どんなDBでも使っているうちに無駄な部分が必ず見えない形で累積されますので、定期的にやっておくと有効です。
最適化の方法は、
- Access 97 が立ち上がった状態、すなわちデータベースウィンドウが開かれていない状態で、「ツール → データベースユーティリティ → 最適化」を選択します。
対象は、最適化したいDBです。最適化後のDB名は適当に付けて下さい。
終了したら、両者のサイズを比べて下さい。
手許の例では 474KB が、最適化後は 114KB になったケースがあります。
DBをインターネットなどで送る時は、通信時間が節約できますね。
古い方のDBは削除し、新しい方をリネームして作業終了です。
- 現在作業中のDBの最適化は、次の方法で行ってください。
データベースウィンドウが開かれている状態で、 「ツール → データベースユーティリティ → 最適化」を選択すると、開かれているデータベースを最適化します。
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